Como cancelo un CFDI?

Consideraciones contables y problemas con el SAT para cancelación de Documentos

Antes de cancelar, considere las implicaciones contables y siga alguna de las estrategias explicadas a continuación. Consulte con su contador que estrategia es la más recomendable para su caso.

Cuando usar con Sustitución y cuando no?

Cuando selecciona que sustituye, el SAT considera que la nueva factura se aplica al mes en el que la original fue creada, haciendo posible que se pueda sustituir el documento sin necesidad de presentar contabilidad complementaria y recalcular su contabilidad e impuestos declarados y pagados.

Para que la sustitución funcione es importante que los subtotales, total e impuestos no hayan cambiado de forma que no hay impacto en los cálculos de impuestos previamente pagados y de esta forma no hay necesidad de realizar complementarias y además no han necesidad de pagar nuevos impuestos y recargos por las declaraciones anteriormente hechas.

Cuando no se sustituye, la factura anterior se elimina y es como si nunca hubiera existido. Por lo tanto el impacto fiscal se mueve al mes en el que se crea la nueva factura. Si la factura anterior era de meses anteriores, esto ocasiona que su contador tenga que generar la contabilidad nuevamente y recalcular los impuestos previamente pagados y que se tengan que presentar declaraciones complementarias y posiblemente pagos de impuestos adicionales y recargos.

Considerando el punto anterior, se presentan las posibles estrategias de cancelación

Estrategias de cancelación

La factura es del año pasado
1. Si se encuentra aun en tiempo (recuerde que el SAT pone un límite de tiempo y si cancela después de este tiempo puede tener penalizaciones monetarias importantes). Para este caso siga las instrucciones del paso 3 usando la opción de "Sustitución" y que el valor de la factura no haya cambiado
2. Si ya no se encuentra en tiempo o el valor de la factura cambió, siga una estrategia de usar notas de crédito. O simplemente ya no se puede cancelar nada.
Si la factura es del mes en curso
1. Cancele las notas de crédito aplicadas y los pagos: seguir las instrucciones del manual en línea Cancelación de abonos
2. Si el cliente quiere que la nueva factura diga que es sustitución (aun cuando es el mismo mes), cancele la factura con motivo 2 (no hay impacto contable porque aun no hemos realizado la contabilidad)
3. Si al cliente no le importa que diga sustitución, cancele con motivo 3. No debería ser relevante porque al final no se ha contabilizado nada por parte de ninguno de los dos.
4. Cree la nueva factura
  1. si canceló con motivo 2, seleccione en la nueva factura que sustituye el folio anterior
  2. si canceló con motivo 3, cree la nueva factura sin mencionar que hay sustitución.
Factura es de meses anteriores. Considere las siguientes 2 opciones con su contador
1. Usar Nota de crédito
  1. Recomendable si la nueva factura es por importes diferentes a la previa
  2. Beneficios: Su contador no tiene que generar complementarias a la contabilidad y reportarlas al SAT. Es lo más recomendable si su contador ya ha realizado las declaraciones de esta factura.
  3. Cancele los pagos
  4. Genere una nota de crédito contra esa factura
  5. Cree la nueva factura y aplique el pago nuevamente
2. Cancelación
  1. Use las instrucciones del punto 2 previo. Usando la opción de sustitución de documentos. Considere el impacto contable, solo cancele si la nueva factura es por los mismos montos totales de impuestos y pago.

Procedimiento para cancelar

Lea todo antes de cancelar

Antes de cancelar, por favor lea todo este documento para que entienda los errores de cancelación, las reglas y como debe realizar las operaciones correctamente para que sus cancelaciones funcionen.

El sistema genera una solicitud de cancelación, y el SAT en las siguientes 24 horas procede a cancelar el documento si las reglas de cancelación se cumplen, de lo contrario marca el documento como si nunca hubiera tenido una solicitud de cancelación.

Cancelar facturas

Puede cancelar una factura cancelando la venta en el menú de "Facturas emitidas, o CxC"

Menú Básico > Facturas Emitidas : Facturas emitidas
Menú Avanzado > Finanzas > CxC : Cuentas por cobrar

Cancelar documentos de pago

Se recomienda utilizar la opción de cancelación de abonos : Cancelar Abonos

Otros documentos

Para cancelar cualquier otro tipo de documento utilice el archivo digital. Archivo Digital

Menú Básico > Archivo
Menú Avanzado > Finanzas > Archivo

Al localizarla, de clic columna con el icono de un octágono rojo con una "X".

Errores

Errores del SAT

Problemas y errores de cancelación con el SAT

A continuación explicamos los errores conocidos que se pueden presentar durante el proceso de cancelación:

Errores Cancelación 2.0 :

Cancelación con opción 01 - "Factura con UUID que sustituye XXXXXX. No tiene relacionado el documento a cancelar con uuid YYYYYYY y relación 04" o se reactiva al día siguiente.
- La nueva factura que sustituye no se creó indicando que tenía como documento relacionado la que va a cancelar.
- Deberá cancelar la factura que sustituye con opción 03
- Deberá volver a generar la factura pero en esta ocasión debe activar la opción "UUID relacionado" con opción 04 y deberá seleccionar la factura que va a cancelar.
  - Seleccione 04 - Sustitución de CFDIs previos
  - De clic en la lupa, localice la factura que va a relacionar y seleccione con el checkbox
- Para más detalle lea la sección siguiente : Reglas de Cancelación.
Si cancela con opción 01 - Cancelación con sustitución, se puede quedar la factura con estatus pendiente de cancelar y activa indefinidamente, es un problema del SAT y no hay nada que nosotros podamos hacer. El sistema la marcará como cancelada después de 17 días, aun si sigue apareciendo como Activa, ya que el sistema tiene el sellos de cancelación que regresó el SAT.
- Lo más recomendable es que levante una aclaración al SAT en la aplicación del SAT "Mi portal".
- Normalmente después de un tiempo, le dicen que vuelva a intentar, ingrese al portal del SAT, tome imágenes de cada paso
- Y normalmente en esa segunda ocasión, funciona
- Lo que creemos es que ajustan estatus y errores de su sistema y es la forma en la que liberan los casos
El sistema consultar por medio de un WebService si la cancelación se ha efectuado de forma definitiva. En ocasiones, el web service indica que está cancelada en el Portal del SAT aparece como vigente. Esto es incongruencia de datos en los servicios del SAT. Tampoco podemos hacer nada en referencia a este error del SAT.

Servicio no disponible : 2 o 3 veces al año el servicio de cancelaciones del SAT se satura y no hay funcionalidad para cancelar facturas durante un día entero.

Si después de varios reintentos, no se concreta la cancelación, tendrá que realizarla directamente en las páginas del SAT (esto muchas veces tampoco funciona) o esperar una par de horas o hasta el día siguiente para intentar nuevamente.

Documento aun no se encuentra registrado, intente en 24 horas: Este error puede ocurrir cuando facturamos e intentamos cancelar en el mismo día. Esto esta relacionado al problema No aparece mi factura en el SAT

Error 305, la fecha de emisión no está dentro de la fecha de vigencia del CSD del Emisor.

1) Su certificado es nuevo

2) Su certificado a vencido o ha sido revocado por el SAT. Para ver el estatus de su CSD, consulte en el portal del SAT.

Para los 2 casos anteriores siga las instrucciones de esta liga Revisar estado de mi CSD

3) Es un error temporal del SAT o del PAC. En algunas ocasiones ha ocurrido que el SAT o el PAC tiene errores en esta validación y lo único que se pude hacer es reintentar después de un par de horas o incluso al día siguiente.

Error 303, CACCFDI33, el certificado de sello digital no corresponde al contribuyente emisor, certificado no corresponde a la llave privada o el CSD no se encuentra asociado al emisor: En este caso hay 3 posibilidades

1) Su certificado es nuevo

2) Su certificado a vencido o ha sido revocado por el SAT. Para ver el estatus de su CSD, consulte en el portal del SAT.

Para los 2 casos anteriores siga las instrucciones de esta liga Revisar estado de mi CSD

3) Su certificado CSD está dañado. Algunos certificados CSD emitidos por el SAT o la llave privada generada en su computadora, contienen un error de información dentro del CSD. Y este error le permite facturar, pero no cancelar sus facturas. En este caso, debe:

Descargar la versión más actualizada del programa Certifica.jar del SAT.
Revisar que tenga la versión más reciente de Java
Volver a generar un nuevo certificado CSD

Subirlo a EasySmart en Datos y llaves fiscales

Cancelar su factura normalmente con el sistema o en el portal del SAT En estos momentos no existe otro procedimiento que sea más ágil y el problema no se encuentra en nuestro sistema.

Fechas conocidas de certificados que se emitiron con errores por parte del SAT:

03 al 24 de mayo 2023
Esta lista no está completa o definitiva, se reportan únicamente las que el SAT ha detectado y reportado, aun si su certificado fue emitido fuera de estas fechas, pudiera estar dañado

Factura aparece como cancelada en el sistema, pero aparece como vigente en el SAT

Icono de abonar tiene el icono de cancelación

En estos casos quiere decir que la venta ya ha sido cancelada por el proceso de cancelaciones o que ya ha sido totalmente pagada.

Coloque el puntero del ratón sobre el icono de abono que tiene la imagen de cancelación y espere a que salga el mensaje de ayuda. Para que le indique que puede hacer y porque aparece como cancelada.

Si el sistema indica que la venta está cancelada localmente, entonces de clic para reactivarla y poder aplicar un abono o reintentar una cancelación.

Reglas de Cancelación

A partir del 2022, el SAT introdujo nuevas reglas al proceso de cancelación

Es obligatorio reportar el motivo de la cancelación, así que verá una nueva opción con un select indicando el motivo que debe seleccionar.
Motivo 01 - Cancelar factura con sustitución.
- Debe generar una nueva factura y la debe relacionar a la que va a cancelar, usando la opción de UUID Relacionado con opción 04 (Sustitución de documentos previos) y el UUID que va a cancelar.
  - Seleccione 04 - Sustitución de CFDIs previos
  - De clic en la lupa, localice la factura que va a relacionar y seleccione con el checkbox
    - Este procedimiento es muy común cuando se crea una factura y se crea una nueva indicando que sustituye la que se va a cancelar.
    - Después de crear su nueva factura, deberá proceder a cancelar la factura y escribir el UUID de la nueva factura.
    - Si observa el procedimiento con atención, ha creado una referencia cruzada : En la factura dejó una referencia a la que va a cancelar, y en la cancelación está haciendo referencia a la factura que la sustituye. Ambos documentos ahora están relacionados de forma cruzada.
  - Motivo 02 - Cancelar factura sin sustitución. Se cancela el documento y se supone que no va a crear otro igual para el mismo cliente posteriormente.
  - Motivo 03 - Cancelar porque no se llevó acabo la operación. En este caso se asume que después de un tiempo, la operación no se realiza y desea cancelar la transacción.
  - Motivo 04 - El comprobante que se cancela está relacionado a una factura global
  - Las cancelaciones ahora solo se pueden aplicar en el año (ejercicio) en que se creó la factura, no se podrán cancelar facturas de años anteriores.
    - Si un Comprobante Fiscal Digital (CFDI) se cancela fuera de tiempo, el SAT tiene una multa del 5 al 10 por ciento del monto de cada factura.

Es recomendable ir a la página del SAT y leer las nuevas reglas que publicó y las preguntas frecuentes y consultar a su contador como utilizar las cancelaciones correctamente.

Publicación del SAT

Preguntas frecuentes SAT

Ejemplos básicos de escenarios según los documentos del SAT

Procedimiento de cancelación para comprobantes emitidos con errores
- Condición: Se le factura al mismo cliente pero con errores corregidos
- Primero se estará obligado a reexpedir la factura que subsane el error cometido, relacionándola al folio fiscal del comprobante que se sustituirá, utilizando para ello la clave “04-Sustitución de CFDI previos” en el nodo “CfdiRelacionados”. Como generar factura con UUID relacionado?
- Tomar nota del UUID que se asigne a la nueva factura, este será el UUID que sustituye al momento de cancelar.
- Realizar la solicitud de cancelación con la clave “01- Comprobante emitido con errores con relación”. Y deberá escribir el UUID que se sustituye este documento
Procedimiento de cancelación de comprobantes emitidos con errores sin relación
- Condición. Se asume que le facturó al cliente equivocado o creó una factura que totalmente diferente a lo que le pidieron y por lo tanto no va a sustituirla sino generar una factura totalmente nueva, a otro cliente o con conceptos totalmente diferentes.
- Realizar la solicitud de cancelación con la clave “02- Comprobante emitido con errores sin relación”.
- Finalmente, se deberá emitir la factura por el servicio con los datos correctos; sin relacionarla a la factura cancelada.
Procedimiento de cancelación de comprobantes cuando no se llevó a cabo la operación
- Condición. Le cancelaron el servicio, no le recibieron el producto, etc.
- Realizar la solicitud de cancelación con la opción “03 – No se llevó a cabo la operación”.
Procedimiento para realizar la expedición de Comprobantes de un cliente que se encuentre relacionado a una factura global con el público en general
- Cancelar la factura global registrando la opción “04-Operación nominativa relacionada en una factura global” como motivo de la cancelación.
- Emitir la factura global sin considerar el producto por el cual se requiere una factura nominativa y, por último, se emitirá el comprobante nominativo.

Cancelación requiere autorización por parte del Receptor

Se requiere autorización, si:

CFDI es un documento de tipo: Ingreso
Factura tiene más de 3 días de haberse timbrado
Total de la factura es mayor a 5,000 pesos
La consulta del SAT lo tiene marcado como: Cancelable con aceptación

CFDI Con estatus No Cancelable

El documento tiene otro documento relacionado a la factura. Esto es: El UUID de este documento aparece como UUID relacionado en otro CFDI, ejemplos:
- Nota de crédito
- Documento de pago
- Cualquier CFDI que tenga el nodo CFDI Relacionado apuntando al CFDI que se desea cancelar.

Para cancelar un CFDI en este estatus, se deben cancelar "todos los documentos relacionados que apuntan a este"

Cancelables

Si el UUID no cae en los casos anteriores debe es cancelable inmediatamente.

Recuerde que el estatus podrá cambiar efectivamente hasta 72 horas después de la cancelación

Factura en proceso de cancelación

A fecha : 15 / Noviembre / 2018

Hemos notado que el SAT no está cancelando en automático las facturas que requieren autorización y que el emisor no ha autorizado o rechazado la cancelación.

Desde nuestro sistema o el PAC, no hay forma de que podamos cambiar el estatus o solicitar al SAT que corrija la situación.

En estos casos debe abrir un solicitud de soporte en el portal del SAT indicar el UUID, documentar indicando el sello de cancelación recibido (este lo puede copiar de la vista impresa de la factura al final del documento en la sección de sellos). Debemos hacer este procedimiento individualmente todos para que el SAT corrija su sistema.

El sello de cancelación que tiene, es la evidencia de que usted solicitó correctamente la cancelación de esta factura.

Cancelar Factura.

Si la factura está marcada como "Cancelable con aceptación", el sistema le enviará una advertencia indicando el estatus en el SAT.

Esto es una advertencia y deberá cerrar la advertencia y proceder a cancelar la factura.

Cancelable con aceptación

Después de cancelar su cliente debe ingresar a su sistema o el portal del SAT a autorizar que se cancele la factura.

Si su cliente no ingresa en un lapso de 72 horas el SAT entonces cancelará la factura automáticamente.

Si decide cancelar una factura, aparecerá el siguiente formulario.

Seleccione la opción que corresponda al tipo de cancelación.

Cancelar CFDI. En este caso el sistema intenta comunicarse a los servidores del SAT y realizar la cancelación directamente en sus sistemas. Si la transacción es exitosa el sistema le avisará que se realizó correctamente, de lo contrario le indicará el error. Si no es posible concretar la transacción desde EasySmart reintente más tarde.

Motivo cancelación 2022

A partir del 2022, el SAT solicita que se seleccione un motivo de cancelación

01 : Se cancela UUID por errores de facturación y se debe reportar el UUID que sustituye a este CFDI (debió haber facturado previamente la nueva factura para que pueda reportar el UUID que sustituye a este)
02 : Se cancela el UUID por errores de facturación y ya no se va a realizar la operación y por lo tanto ya no hay un nuevo CFDI que sustituya a este
03 : La operación no se lleva acabo, no hay errores de cancelación simplemente se canceló la venta por parte de su cliente, o este decidió no pagar y ya no le va a surtir
04 : Errores relacionados a facturas globales

Importante cancelación con pagos aplicados

Si la factura ya tiene registrados pagos, se le ofrecerán diferentes acciones sobre que hacer con la información de pago, las opciones son:

Borrar pagos aplicados: en este caso se eliminan los registros de bancos, como si no se hubieran hecho pagos. Tendrá que volver a capturar un pago cuando genere la nueva factura. Esta acción hace que las cuentas de bancos ya no concilien con el saldo real en bancos, ya que el movimiento no estará registrado.
Marcar pagos como no identificados: esta acción hace que las transacciones registradas en bancos no se borren. Pero que los registros no estén asociados a ninguna factura. De forma que cuando vaya a registrar un nuevo pago, tome el pago no identificado como el pago correspondiente a la factura que va a liquidar.
Generar saldo a favor: En este caso se registra aun saldo a favor del cliente y este se puede aplicar a una factura futura. Los movimientos en bancos permanecen, pero se quedarán asociados a la factura que está cancelando.

Otras opciones de cancelación

Existen 2 opciones más de cancelación, que se utilizan para situaciones especiales

Marcar documento como cancelado ya está cancelado en el SAT. En este caso ha cancelado la factura por fuera del sistema y ahorita está simplemente reportando que el documento ya lo canceló usted en el SAT.
Cancelación simple de saldo. En el caso de de un factura le indica al sistema que desea matar el saldo pero el documento sigue vigente y existe. Normalmente para eliminar saldos pequeños por diferencias de pago con los clientes.

En ninguno de los 2 casos anteriores el sistema intenta cancelar el documento, así que si el folio fiscal, asume que usted no lo ha querido cancelar o que ya lo canceló por fuera del sistema.

Cancelar directamente en el SAT

Si el servicio de cancelaciones del SAT no ha estado disponible por bastante tiempo y necesita cancelar su factura de forma urgente.

Puede cancelar directamente en el portal del SAT.

Para esto requiere su clave CIEC y CSDs a la mano.

La dirección para cancelar directamente es :

Para consultar si una factura se encuentra cancelada :

Una vez cancelada si aparece como cancelada en el SAT, tendrá 2 opciones.

Esperar un dia y reintentar cancelar el documento por el sistema. Esto hará que el sistema reciba el mensaje que que el documento ya está cancelado y ajustará el estatus al documento.
Marcar documento como cancelado. Esta opción se usa cuando ha cancelado directamente el documento en las páginas del SAT y quiere dejar el registro con el estatus correcto en el sistema.

Nota cancelaciones

En el archivo digital puede dar clic en el icono de impresión de factura, si la factura se canceló por el sistema de EasySmart entonces debe aparecer un mensaje de cancelación.

Continuar a: