Introducción al Sistema de Nómina

La nómina por medio de CFDi ha causado muchas dudas. Por este motivo hemos decidido crear esta introducción, para intentar resolver la mayoría de estas dudas que todos tenemos.

Es importante leer esta sección para aclarar la mayoría de las dudas generales y entorno al funcionamiento y limitaciones del sistema de nómina de EasySmart antes de intentar operarlo.

Dudas generales

  • Como genero recibos de Honorarios Asimilados a Salarios?
    • Con este mismo módulo se generan : Recibos de Sueldos y Salarios, Asimilados a Salarios, Jubilados, Pensionados.
  • Deben mis empleados contar con una cuenta de correo electrónico?
    • No. No es necesario que tengan una cuanta de correo, ni que se le deba hacer llegar su recibo por correo electrónico. Pero si es obligatorio conservar y entregar el archivo XML al empleado si este lo solicita.
    • Una limitante del modelo de nómina de CFDi es que se sigue requiriendo la firma autógrafa o electrónica del empleado para poder dejar registrada la aceptación de su sueldo y descuentos. Por este motivo aun cuando los hiciera llegar por correo tendría que imprimirlos físicamente para poder obtener la firma autógrafa del trabajador dando su aceptación total de las percepciones y deducciones generadas.
  • Cada Recibo es un folio, o se emiten múltiples recibos en un folio?.
    • El SAT liberó el modelo donde 1 recibo es 1 CFDI, por lo tanto 1 recibo es 1 folio. No se puede emitir un solo CFDI por todos los empleados.
  • Tengo que adquirir folios distintos para generar mi nómina por CFDi o puedo usar los mismos que uso para mis facturas?
    • El sistema usa los mismos folios para generar la nómina, no requiere comprar más folios, mientras use nuestro sistema para generar la nómina.
  • Si cuento con un sistema de nómina propio, puedo usar los folios de EasySmart para generar los recibos en CFDi?
    • Sí puede, pero debe contactar a un desarrollador para que realice la integración de su sistema con nuestro sistema de timbrado para externos, leer más.
  • Si cuento con un sistema de nómina propio, puedo exportar e importar los datos al sistema de EasySmart para generar los recibos?
    • No es posible.

Limitaciones y diseño de la emisión de recibos CFDi por medio de EasySmart

  1. El sistema de generación de recibos de nómina, solo emite recibos de nómina. No es un sistema de nómina para llevar la operación de empleados como : asistencia, puntualidad, registro de incapacidades, horas extras, control de personal, cálculo de impuestos, cuotas del IMSS, etc.
  2. El sistema se diseñó para generar de forma muy sencilla, recibos de nómina fijos.
  3. El sistema le permite generar recibos en general, y estos pueden ser variables. Sin embargo; dependiendo de la cantidad de empleados y lo variable de su nómina, el proceso de generar recibos con EasySmart podría ser insuficiente para su empresa. En estos casos es probable que lo que requiera en realidad es un sistema de nómina que le permita controlar y operar la complejidad de la nómina de sus empleados y generar los recibos desde ese sistema.
  4. Los recibos de nómina CFDi y su legalidad laboral. Se han publicado y discutido muchos puntos de vista sobre su legalidad de carácter laboral. Nuestra conclusión y punto de vista, es que debe seguir imprimiendo los recibos, obtener la firma del trabajador, entregarle una copia y resguardar la suya. Ya que aun no existe un modelo que permita recibir la firma electrónica del trabajador. Y probablemente con cierto nivel de trabajadores sea algo que tarde muchos años para lograrse.
  5. Recibo impreso EasySmart. Siguiendo nuestra filosofía de un mismo diseño para todos los usuarios y con esto mantener un servicio económico. El recibo de EasySmart es único para todos los usuarios. Por supuesto cada recibo sale con los datos fiscales de su empresa y empleados. Pero el diseño es único para todos. Este recibo se genera con el propósito de que no tenga que estar imprimiendo recibos por dos medios, pero puede seguir emitiendo sus recibos personales, mientras los emita también por EasySmart para reportarlos al SAT.
  6. Formato impreso. Siguiendo la responsabilidad social de no desperdiciar recursos no renovables y apoyando a tener un servicio que no sea agresivo al medio ambiente, el formato de recibos de nómina de EasySmart se creó de forma que se pueda imprimir en una hoja carta tanto el original como la copia para el trabajador. De modo que los recibos se imprimen en formato de media carta.

Ventajas de nuestro modelo de recibos de nómina

  • Captura una sola vez los datos del empleados, ingresos y deducciones.
  • Emite múltiples recibos en una sola transacción. Con un par de clics puede emitir los recibos de cientos de empleados simultáneamente.
  • No tiene que esperar a que el sistema termine para hacer otras cosas, al final le notifica por correo cuando sus recibos están listos.
  • El sistema presenta los datos que ha capturado a sus empleados y le permite modificarlos en línea y recalcular los totales para que pueda visualmente ver si la información y monto a pagar son correctos.

Sistema de Nómina EasySmart

Ahora que ya hemos resuelto las dudas generales y explicado el diseño y limitaciones del sistema de nómina EasySmart procederemos a detallar como configurarlo y empezar a generar recibos de nómina.

Recuerde, que si inicia temprano a estudiar el manual tendrá tiempo para configurar todo y estar listo antes del 31 de Marzo del 2014.

El sistema tiene 2 modos de operación que ya conocemos, el modo básico y avanzado. La configuración general del sistema y empleados es igual para ambos modelos de operación del sistema. Pero al momento de generar la nómina ambos sistemas difieren, las diferencias se harán notar para que no las considere en caso de que usted utilice el modo básico.


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