Programación de Facturas Periódicas

En ocasiones tenemos clientes a los que les facturamos periódicamente una misma cantidad y descripción de productos o servicios. En estos casos el sistema de EasySmart, en su modo avanzado, nos permite programar estas facturas para que no perdamos de vista las renovaciones y generar los pedidos con mayor agilidad.

Para programar una factura se debe tener previamente una venta existente en la etapa de facturación como se presenta en la siguiente imagen.

Para programar la factura debe dar clic en el icono de programación de facturas en la columna "Prog." (engrane con un lápiz).
Al realizar esta acción se abre una venta emergente que presenta las opciones de programación.

Opciones

  • Periodicidad
    • Ninguna : Se programa la venta para que se facture en un mes y año fijo una única vez
    • Mensual : Se programa la venta para que se facture mensualmente
    • Anual : Se programa la venta para que se facture anualmente
  • Descripción
    • Breve descripción que permita recordar que servicio o evento se está programando
  • Duración : Solo disponible cuando la periodicidad es mensual o anual
    • Sin fin : Se programa el evento sin una terminación definida
    • Repetir : Si el evento solo durará una cantidad finita de veces, indique cuantas repeticiones se deben realizar.
  • Mes inicio : Cuando debe iniciar la programación. Debe ser en el futuro
  • Año inicio : En que año inicia el evento

Nota

El sistema solo permite realizar programaciones periódicas en intervalos mensuales y anuales o para una fecha fija. No hay posibilidad de programar facturas en intervalos de días o semanas.

Si en alguna ocasión olvida programar una factura antes de que la haya facturado, o desea programar facturas que ya realizó antes. Puede realizar la misma acción siguiendo los siguientes pasos:

Menú Avanzado > Pedidos

Localizar al cliente y dar clic en icono en la columna "ventas", en el extremo derecho del listado de clientes encontrados.

Localice la venta que desea programar en el sistema, y de clic nuevamente en el icono de programación que aparece a la derecha de la fecha de venta.

Programación

Una vez que se han programado las ventas estas aparecerán automáticamente en el marco derecho cuando ingrese a EasySmart, si alguna está programada para el mes vigente. O puede consultar en cualquier momento dando clic en : Menú Avanzado > Programación

Dentro del listado puede ver todas las facturas programadas si activa la casilla "Ver todos"

Acciones que puede realizar con los iconos y ligas existentes.

  • Liga número de venta : Le permite ver la venta que se va a usar como machote para generar el nuevo pedido.
  • Icono Eliminar : Permite eliminar la entrada cuando ya no proceda seguir generando programaciones de pagos para este evento.
  • Icono Cancelar : Permite cancelar la venta programada del mes (ignorar este ciclo) pero la programación seguirá vigente.
  • Icono Editar : Permite volver a editar la programación para corregir errores
  • Icono Crear Pedido : Abre la ventana de pedidos con los productos precargados y la lista de precios vigente para el cliente.

Importante

No olvide revisar que los precios y cantidades aun sean vigentes, el sistema no realiza ninguna validación, solo toma los últimos productos y facturados y llena un pedido con la información.

Si agrega nuevos productos o modifica cantidades estas no se graban para la siguiente ocasión que se programe el la factura, si desea generar una nueva programación con productos y cantidades diferentes, va a tener que crear una nuevo evento con la venta correcta y eliminar la que ya no va a usar.

Continuar : Notas de Crédito