Pedidos y Cotizaciones

El menú de ventas está compuesto por los siguientes módulos : Pedidos, Surtir, Facturación, Cliente de mostrador, Lista de Precios y Clientes.

El módulo de pedidos y cotizaciones ofrece una barra de menú para realizar las siguientes acciones.

  • Cotizaciones : Permite tomar una cotización previa y convertirla en una venta para surtirla.
  • Cancelar Pedidos : Localizar pedidos de venta pendientes y cancelarlos.
  • Pedidos : Nos lleva a la página para localizar clientes en caso de haber navegado a alguna de las opciones anteriores.

Pedidos

En este punto es donde se realizan las ventas. El menú dice pedidos porque realmente en este punto lo que se registra es una intención de venta. Puede cancelarse, modificarse las cantidades, etc.

Al dar clic en la liga aparece un pequeño formulario con la siguiente forma de captura.

Debe escribir una palabra de búsqueda y ver si con ella se localiza el cliente al que desea registrarle una venta. Si el cliente aparece debe seleccionarlo dando clic en su nombre. Si no aparece debe darlo de alta en el módulo de clientes.

En las columna derecha aparecerá el ícono. Ventas. Ofrece una breve consulta de lo que se le ha vendido al cliente en los últimos 12 meses.

Seleccione el cliente, dando clic en su nombre. Seguido aparecerá el formulario para la captura de venta se ve de la siguiente forma. Dependiendo de la opción que tenga seleccionada para el formado de captura se podrá presentar alguna de las siguientes opciones de formularios de captura. La opción por defecto es un catálogo de todos los productos separados por clasificación. Este es un formulario muy sencillo de manipular y es conveniente para empresas que manejan servicios o catálogos pequeños. Todos los productos están disponibles. La segunda opción permite manejar un catálogo grande de productos y requiere buscar y agregar líneas de pedido individualmente.

Nota

Cliente público en general, ventas de mostrador.

El RFC para ventas de público en general o ventas de mostrador es : XAXX010101000

Debe usar este RFC para clientes que no piden una factura o sus ventas de fin de día o fin de mes.

Cotizaciones

Primeramente vamos a explicar la lógica del sistema de cotizaciones. 1. Cliente pide cotización y se la damos verbalmente, impresa o la imprimimos en PDF y la enviamos por email. 1. Cliente nos llama y quiere el producto o servicio ofrecido en la cotización. Como referencia nos puede dar : número de cotización, fecha en que la hicimos, monto de la cotización. 1. Buscamos por nombre de cliente y aparecerán las cotizaciones vigentes del cliente. 1. Tomamos la que nos interesa 1. El sistema elimina la cotización. Esto es para mantener el sistema y la interacción con el limpia, depurada y que el sistema siempre funcione con agilidad

Opciones:

  • Cerrar Venta : Damos clic en el botón de radio a la izquierda de la venta, y el sistema nos va a pedir que confirmemos que realmente deseamos cerrar esta venta. En este caso la cotización se convierte en una venta, con los precios y productos que marcamos inicialmente.
  • Número de venta : El sistema le permite ver el detalle de la cotización
  • Cancelar : En este caso el sistema cancela la cotización para no listarla nuevamente.
  • Generar nuevo pedido : El icono de carrito al final nos permite generar un nuevo pedido basado en esta cotización. Esta acción es útil cuando el cliente nos ha aceptado la cotización pero tenemos que hacer ajustes en cantidades, precios o agregar nuevos productos. Esta acción cancela la cotización que estamos tomando.
  • Prefactura : El icono de factura permite imprimir una prefactura de la cotización para enviarla a revisión. Si hubiera la necesidad de hacer algún cambio a la cotización podrá crear un nuevo pedido y cancelar esta cotización o podrá cerrar la misma.

Nota

  • Todas la cotizaciones se mueven a la bandeja de surtir.
  • Las cotizaciones permanecen en el sistema mientras no se conviertan a venta.
  • El sistema no almacena cotizaciones indefinidamente con el propósito de utilizarlas como "machotes de venta". Si lo que busca es una forma de generar facturas recurrentes de servicios o rentas. Es mejor utilizar el módulo de Facturas Programadas

Cancelar Pedidos

Localizar pedidos de venta pendientes y cancelarlos. Está opción está disponible para el vendedor por si desea cancelar pedidos que inició.

Debe dar clic en los checkbox de las ventas que desee que se cancelen para liberar productos y que ya no se van a surtir.

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