Resumen de como administrar facturas, documentos de pago y cancelaciones

Asesoría fiscal, contable o legal

Nosotros no ofrecemos asesoría fiscal, contable o de como debe usted llenar los documentos. Porque todo eso influye en su contabilidad, pago de impuestos y nosotros no tenemos forma de saber que es lo correcto o la forma en que usted le sea más conveniente operar su negocio, eso se lo debe asesorar su contador.

Teniendo en cuenta el punto anterior le vamos a indicar los conceptos básicos que deben quedarle claros al momento de manejar sus facturas y documentos de pago.

Los conceptos básicos que deben estar claros y entendidos

1. Complemento de pago se realiza sobre facturas que se emitieron como PPD y forma de pago Por definir.
   1. Factura PPD quiere decir que no se pagó al momento de emitir la factura. Por definir, indica que se va informar en el documento de Pago correspondiente como se pagó la factura (porque en teoría no sabemos como nos la van a pagar hasta que recibamos el pago: pudiera ser en efectivo, con transferencia, con tarjeta de crédito, etc)
2. Las facturas emitidas como PUE no llevan complementos de pago y deben llevar desde el inicio la forma en que le pagaron.
   1. Cuando el pago fue en diversas formas : efectivo, transferencia y tarjeta de crédito. Usará el tipo correspondiente al pago que tuvo el mayor monto.
   2. Si le pagaron 5,000 en efectivo, 10,000 en transferencia y 3,000 en tarjeta de crédito. Deberá reportar el pago como: Transferencia.
3. Documento de Pago. Se emite cuando hemos recibido el pago (no antes, porque no sabemos, sólo hasta que sabemos que paso)
   1. Cuando recibe el pago selecciona las opciones que le correspondan al pago: Transferencia, Efectivo, Tarjeta, etc.
   2. El monto que le pagaron, de que banco o tarjeta proviene el pago, y en que cuenta le depositaron el dinero.
   3. Termina de llenar y emite su documento de pago.
   4. Si tiene dudas, selecciona Vista previa e imprime el documento de pago (no real) y se lo envía su contador para que le asesore de que lo que ha capturado es correcto o lo que su cliente espera. Debe ser su contador, porque su cliente le puede pedir cosas incorrectas. Le puede enviar a su cliente la vista previa para que el esté enterado y le indique si el tiene alguna petición o solicitud adicional. En estos caso debe consultar con su contador que lo que le pidan sea correcto.

Implicaciones fiscales de emitir y recibir facturas PUE y PPD

• Emisión de documentos, usted emite un documento a su cliente

  • PUE : Le está informando al SAT que ha recibido el dinero y que por lo tanto usted deberá pagar el IVA, IEPS correspondiente en el siguiente mes. Y que el monto de la factura se tomará como definitivo para calcular sus utilidades y los cálculos de ISR que le correspondan.
  • PPD : Que la factura se emitió sin que le hayan pagado y por lo tanto el SAT esperará a que usted declare la recepción del pago usando un documento de Pago.
    • Documento de Pago : Le está informando al SAT que ha recibido el dinero y que por lo tanto usted deberá pagar el IVA, IEPS correspondiente en el siguiente mes. Y que el monto de la factura se tomará como definitivo para calcular sus utilidades y los cálculos de ISR que le correspondan.

• Recepción de documentos, su proveedor le entrega un documento a usted

  • PUE : Usted ya puede deducir el IVA y aplicar el monto de la factura para el cálculo de su utilidad.
  • PPD : Deberá esperar hasta que su proveedor le emita el documento de pago para poder compensar el IVA y aplicar el monto al cálculo de su utilidad
    • Documento de Pago : Ya tiene derecho de compensar el IVA y aplicar el monto al cálculo de su utilidad.

Pagos a crédito con PUE

• La factura se emite con Método PUE y forma de pago esperada como se va a recibir el pago
• La factura debe ser pagada antes del 17 del mes siguiente
  • Se recomienda pactar los pagos en el mismo mes (no los acuerde al mes siguiente, afectan el pago de sus impuestos)
  • Se puede pagar en parcialidades dentro del mismo mes, pero no es recomendado porque muchos contadores no lo aceptan.
• La factura debe ser pagada con el mismo método de pago seleccionado en la factura
• Si la factura, no es pagada antes del 17 del mes siguiente o con método de pago diferente
  • Se debe cancelar el CFDI y generar uno nuevo
  • Lo mejor es hacer esto antes del fin de mes
  • Si recibió un pago parcial, cancele la factura y genere una nueva por el importe del pago o pagos parciales
  • Todo esto lo deberá acordar con su cliente e informar a su contador

documentación legal que ampara lo descrito anteriormente

Operación del negocio

Existen 3 estrategias posibles a seguir al momento de operar su negocio:

Responsabilidad

Es su responsabilidad seleccionar que estrategia desea llevar en su negocio, si requiere alguna asesoría deberá consultarlo con su contador.

Estrategia 1 : PUE para facturas pagadas únicamente. Default del sistema

En este caso emite documentos con método de pago PUE, únicamente cuando ha recibido el pago al momento de facturar. La operación es:

• Vende, Entrega y recibe el pago : Emite su factura como PUE. No genera documento de pago posteriormente. El sistema la marca como pagada para que no tenga que pagarla manualmente.
• Vende a crédito, entrega, no recibe el pago. Emite su factura como PPD. Genera un documento de pago cuando reciba el pago de la factura.

Configuraciones y recomendaciones

En las configuraciones Opciones de Facturación > Proceso de Facturación > Método de Pago PUE marcada como pagada: debe seleccionar alguna de las 2 opciones marcadas con "Sí".

Estrategia 2 : PUE para cualquier factura pagada en el mes aun si se dió crédito al cliente

En este caso debe ponerse de acuerdo con el cliente y su contador, para que el sepa y entienda que va a emitir facturas con método de pago PUE y que por este motivo el cliente deberá pagar su factura dentro del mes de facturación y que no recibirá un documento de pago posterior.

La operación es:

• Vende, Entrega y recibe el pago : Emite su factura como PUE. No genera documento de pago posteriormente.
• Vende a crédito, Entrega, esta seguro que le van a pagar dentro el mismo mes de facturación. Emite su factura como PUE. No se genera documento de pago posteriormente.
• Vende a crédito, Entrega, cliente quiere un documento de pago posterior, o no está seguro que el cliente le pague dentro del mes de facturación. Genera su factura como PPD. Genera un documento de pago al momento de recibir el pago del cliente.

Configuraciones y recomendaciones

Si no le pagan la factura PUE dentro del mes, lo mejor es cancelar la factura para que no tenga que pagar los impuestos. Para esto se debe coordinar con su cliente porque es muy posible que su cliente tenga que autorizar la cancelación.

Si ya se encuentra cerca del final del mes, ya no le conviene facturar como PUE si no está seguro de recibir el pago en tiempo.

En las configuraciones Opciones de Facturación > Proceso de Facturación > Método de Pago PUE marcada como pagada como : seleccionar "No" o "Sí", dejar saldo vigente.

Si selecciona marcar facturas con Método de pago PUE como pagadas igual a "No", deberá posteriormente hacer un registro de cada factura que le paguen para ir liberando la lista de facturas pendientes por cobrar del sistema y que no tenga listas que posteriormente sean demasiado grandes.

Estrategia 3 : PUE y PPD, siempre generan saldo pendiente por cobrar

En este caso todas las facturas, tanto PUE como PPD, se generan con saldo y aparecerán como pendientes por cobrar, sin importar si recibió o no el pago en las facturas tipo PUE.

Esto es muy conveniente para llevar un estricto control del dinero que ingresa a la empresa, que está cobrado y que no. Adicionalmente da la oportunidad de generar documentos de pago sobre facturas PUE aun cuando no sea requerido y no debe ser, pero siempre hay algún cliente que no entiende razones.

La operación es:

• Vende, Entrega y recibe el pago : Emite su factura como PUE. No genera documento de pago posteriormente. Pero debe registrar el cobro para llevar un control de lo que si ingresó a la empresa y que ha quedado como pendiente.
• Vende a crédito, Entrega. Genera su factura como PPD. Genera un documento de pago al momento de recibir el pago del cliente.

Configuraciones y recomendaciones

En las configuraciones Opciones de Facturación > Proceso de Facturación > Método de Pago PUE marcada como pagada como : seleccionar "No".

Deberá posteriormente hacer un registro de cada factura que le paguen para ir liberando la lista de facturas pendientes por cobrar del sistema y que no tenga listas que posteriormente sean demasiado grandes.

Cancelaciones

Que sucede cuando se sustituye o no sustituye?

Cuando selecciona que sustituye, el SAT considera que la nueva factura se aplica al mes en el que la original fue creada, haciendo posible que se pueda sustituir el documento sin necesidad de presentar contabilidad complementaria y recalcular su contabilidad e impuestos declarados y pagados. Esto es muy importante porque reduce el trabajo y retraso de cálculos de impuestos de usted, su cliente y su contador.

Para que la sustitución funcione es importante que los subtotales, total e impuestos no hayan cambiado de forma que no hay impacto en los cálculos de impuestos previamente pagados y de esta forma no hay necesidad de realizar complementarias y además no han necesidad de pagar nuevos impuestos y recargos por las declaraciones anteriormente hechas.

Cuando no se sustituye, la factura anterior se elimina y es como si nunca hubiera existido. Por lo tanto el impacto fiscal se mueve al mes en el que se crea la nueva factura. Si la factura anterior era de meses anteriores, esto ocasiona que su contador tenga que generar la contabilidad nuevamente y recalcular los impuestos previamente pagados y que se tengan que presentar declaraciones complementarias y posiblemente pagos de impuestos adicionales y recargos. Dependiendo del mes al que pertenecía la cancelación, el procedimiento de reportar toda la contabilidad a la fecha puede tardar de 3 a 7 días por meses que haya que corregir, haciendo que las declaraciones de su contador se puedan retrasar semanas y con esto las declaraciones del mes vigente.

Estrategias de cancelación

Sugerencias

Considerando el punto anterior, se presentan de buena fé, las posibles estrategias de cancelación que podrá seguir. Su contador podrá o no estar de acuerdo con ellas, así que solicite la asesoría de su contador para la aplicación de cualquiera de ellas

1. La factura es del año pasado
   1. Si se encuentra aun en tiempo (recuerde que el SAT pone un límite de tiempo y si intenta cancela después de este tiempo el PAC rechazará la solicitud, y adicionalmente puede tener penalizaciones monetarias importantes). Cancele con opción de "Sustitución".
   2. Si ya no se encuentra en tiempo o el valor de la factura cambió, siga una estrategia de usar notas de crédito. O simplemente ya no se puede cancelar nada y acuerde algún tipo de manejo financiero con su cliente (que su cliente le facture un reembolso y usted le pague el importe o cualquier otra estrategia que puedan acordar).
2. Si la factura es del mes en curso
   1. Cancele las notas de crédito aplicadas y los pagos: seguir las instrucciones del manual en línea Cancelación de abonos
   2. Recomendado: cancele con motivo 2 o 3. No debería ser relevante porque al final no se ha contabilizado nada por parte de ninguno de los dos.
   3. Pero si su cliente le solicita que esté relacionada, no cancele aun la factura, cree primero el nuevo documento que va a sustituir.
   4. Cree la nueva factura
      1. si canceló con motivo 1, seleccione en la nueva factura que sustituye el folio anterior. Y posteriormente cancele el documento seleccionando opción 1
      2. si canceló con motivo 2 o 3, cree la nueva factura sin mencionar que hay sustitución.
3. Factura es de meses anteriores. Considere las siguientes 2 opciones con su contador y su cliente
   1. Usar Nota de crédito
      1. Recomendable si la nueva factura es por importes diferentes a la previa
      2. Beneficios: Su contador no tiene que generar complementarias a la contabilidad y reportarlas al SAT. Es lo más recomendable si su contador ya ha realizado las declaraciones de esta factura. Puede seguir el siguiente procedimiento sugerido (consulte con su contador).
         1. Genere una nota de crédito contra la factura anterior.
         2. Cree la nueva factura y aplique los pagos recibidos previamente a la nueva factura.
   2. Cancelación
      1. Use las instrucciones del punto 2 punto. Usando la opción de sustitución de documentos. Considere el impacto contable, solo cancele si la nueva factura es por los mismos montos totales de impuestos y pago.