Prefacturas
El sistema le permite generar prefacturas, la prefactura es un CFDI sin timbre fiscal del SAT. El cual usamos para generar una versión impresa de la factura que se generaría de forma real.
La idea de la prefactura es que sirva para poder realizar algunas de estas funciones.
- Validar que los cálculos, impuestos, retenciones, descuentos, etc. Sean los que esperamos que genere el sistema y estemos seguros de que la factura vaya a salir como esperamos
- Generar una versión impresa que podamos enviar a un cliente (empresa o institución de gobierno), para que valide los datos a facturar o nos de su aprobación de que podemos proceder a realizar los cargos presentados en la prefactura.
- Puede convertir prefacturas a facturas reales, lo que le permite tomar una prefactura que le ha sido autorizada por su cliente y convertirla en la factura sin necesidad de volver a capturar toda la información en el formulario de facturación.
Formulario de facturación
En el formulario de facturación debe activar la casilla "Prefactura" localizada a un lado del la opción para seleccionar el tipo de documento.
Esto hace que al momento de dar clic en el botón de facturar, no se genere una factura real sino un documento no timbrado de lo que ha capturado en el formulario de facturación.
El documento impreso, presenta la representación impresa y el XML que se va a generar. Al imprimir ambos documentos salen en hojas separadas.
Puede omitir imprimir la segunda hoja si lo desea. Se puso el XML en formato visible, porque hay instituciones de gobierno que no desean únicamente saber como va a verse la factura sino que el XML vaya a contener los datos que ellos exigen estén incluidos dentro del CFDI.
Si posterior a imprimir su prefactura, usted genera su documento definitivo, la prefactura se borra del sistema, ya que se considera que era una prueba de impresión.
Pero si se cambia de pantalla o vuelve a capturar datos diferente para este mismo cliente u otro, la prefactura se ha salvado para que pueda posteriormente convertirla en una factura real.
Importante
Si genera una prefactura, cierra la ventana y cambia los datos y vuelve a generar otra prefactura, esta sustituye los datos de la anterior.
Para generar prefacturas diferentes debe volver a dar clic en "Facturar" en el menú para que se cargue un formulario nuevo y que con esto el sistema reconozca que no son modificaciones al mismo documento.
Módulo de Prefacturas
En el menú del lado izquierdo podrá ver una entrada que dice "Prefacturas". Cuando usted da clic en esta opción del menú verá una lista similar a la siguiente.
- (1) Le permite ver la versión impresa de la prefactura que generó anteriormente
- (2) Le permite convertir la prefactura en una factura real timbrada
- (3) Le permite borrar una prefactura de la lista
Crear factura
Si da clic en la opción de facturar una prefactura, verá una ventana emergente similar a la siguiente.
Importante
Las prefacturas no se pueden editar.
Se diseñaron para que usted pueda generar una factura completamente igual a la que validó con su cliente, sin necesidad de que tenga que volver a capturar todos los datos.
Con esto se espera que no se comentan errores durante la prefactura y que no se tenga que volver a escribir toda la información que se dedicó tiempo para generar este documento original.
Las prefacturas se borran después de ser convertidas a facturas, su intención no es la de ser machotes de facturación.
Tomando en consideración las notas anteriores, usted puede modificar únicamente.
- (1) Fecha de la factura. Por omisión el sistema ofrece generar la factura con la fecha del día.
- (2) Fecha de pago. En caso de que necesite recorrer la fecha de pago que le asigne a la factura.
- (3) Correo electrónico del cliente. Podrá modificar el correo electrónico en caso de ser distinto
- (4) El comentario que escribió originalmente en la factura por si es conveniente realizar algún ajuste.
Limitaciones
La limitación más importante de las prefacturas es que al momento que se generan, no fueron validadas por el PAC.
Por lo tanto si usted creó una prefactura con datos inválidos, al momento de querer convertirla a factura es cuando verán los errores que el PAC y el SAT le generen. En estos casos la prefactura no nos sirve y tendremos que volver a crear nuestra factura desde cero.
Esto puede ocurrir si ha seleccionado datos inválidos en los formularios o el SAT cambió alguna regla después de que ha generado la prefactura.
Tome en cuenta que todas las prefacturas con más de 30 días son eliminadas automáticamente por el sistema