Conciliar Folios Utilizados

En algún momento podremos tener la duda de en que hemos invertido nuestros folios. Cuantos en facturas?, cuantos en notas de crédito?, Nóminas?.

La duda surge cuando queremos comparar directamente el número de folio consecutivo que llevamos en las facturas, contra el saldo de folios usados.

Esto es, alguien compra 25 folios y configura el sistema para iniciar con la factura 1. Después de un tiempo ven que tienen 0 folios disponibles pero su consecutivo de facturas es el 23. Entonces inmediatamente el usuario piensa, el sistema me perdió 2 folios.

Estos números no van a cuadrar si: ha creado recibos de nómina, notas de crédito, recibos de retenciones, documentos de pago, documentos de traslado o si tiene más de una empresa configurada en su sistema.

Así que si durante este tiempo creó :

• 23 Facturas
• 1 documento de pago
• 1 nota de crédito.
• Al final sus consecutivos de documentos tendrán
  • Consecutivo de facturas terminó en 23.
  • Consecutivo de notas de crédito en 1
  • Consecutivo de documentos de pago en 1.
• Dando un total de 25 folios consumidos.

El sistema ofrece ver este resumen de folios utilizados siguiendo la opción:

Modo Básico > Admin > Configuración > Registro códigos activados

Modo Avanzado > Admin > Catálogos > Registro códigos activados

Al ingresar veremos un resumen similar al siguiente.

Abonos, nos presenta la cantidad de tarjetas o folios que hemos abonado a nuestra cuenta.
Cargos, desglosa las transacciones que se han timbrado y consumido un folio.
Si maneja más de una empresa, se presenta el desglose de consumo por empresa.

En este ejemplo se ven 4 tipo de transacciones.

• Facturas. Cantidad de folios consumidos en facturas timbradas
• NC. Cantidad de folios consumidos en generar notas de crédito
• Recibos de Nómina. Cantidad de folios utilizados en generar recibos de nómina
• Cancelaciones con descuento. A partir del 2013 ninguna cancelación genera un descuento de folios. Sin embargo durante un periodo del año 2012 trabajamos con un PAC que descontaba créditos (timbres) por la cancelación de documentos. Para los clientes que iniciaron antes del 2012 y durante los meses que trabajamos con este PAC, podrán ver algún monto de descuentos registrados por estas transacciones.